Печати и штампы как вести учет

Печати и штампы как вести учет

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».

Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.

При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Форма и порядок ведения журнала учета

Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.

Образец заполнения журнала учета.

Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).

Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.

Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения

В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.

Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.

Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 1. Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 2.

Где можно скачать бесплатно образец документа?

Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения учетного журнала.

О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Как правильно обращаться с печатью

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры

Содержание операции Дт Кт
Учтены расходы на изготовление печати 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) 68 «Расчеты по налогам и сборам» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходо

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплат Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходо

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

Читать еще:  Общие требования предъявляемые к трудовой книжке

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатям

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Журнал поступления печатей (штампов)

Начат «03» июня 2010 г.

Окончен «___» ______

Дата поступления печати (штампа) Название печати (штампа) Оттиск печати (штампа) Ответственное лицо Место хранения печати (штампа) Хранить печати и штампы нужно в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Лучше, чтобы:
основная круглая печать организации хранилась в сейфе и выдавалась сотрудникам, не ответственным за использование и сохранность печати, под расписку в журнале движения печатей. Например, когда:
долго не будет на работе человека, который уполномочен хранить печать и пользоваться ею (к примеру, начальник отдела кадров ушел в отпуск);
печать нужна в выходные дни или за пределами организации;
вспомогательные печати находились в сейфах или в закрывающихся столах в отделах, для которых они предназначены, — у работников, ответственных за их использование и сохранность;
штампы помещались в закрывающихся столах
Причина и основание выбытия печати (штампа)
1 2 3 4 5 6
03.06.2010 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф
17.06.2010 Печать «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф Уничтожена в связи с непригодностью, акт от 14.04.2013
15.02.2012 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Начальник отдела кадров Отдел кадров, сейф

Журнал движения печатей (штампов)

Начат «27» декабря 2012 г.

Окончен «___» ______

Дата выдачи печати (штампа) Название печати (штампа) Получатель Дата возврата (передачи) печати (штампа) Ответственное лицо
ф. и. о., должность роспись в получении При четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику ф. и. о., должность роспись в получении При четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику
1 2 3 4 5 6 7
27.12.2012 печать ООО «Хорошее настроение» Смехов Т.О., заместитель главного бухгалтера 17.01.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер
05.02.2013 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Добров А.Б., начальник отдела кадров до 05.02.2013 05.02.2013 Хохотушкина З.М., начальник отдела кадров с 05.02.2013
13.04.2013 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Веселов А.М., начальник юридического отдела 15.04.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер

Замена печати

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

  • прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).
Читать еще:  Купил наушники в интернет магазине как вернуть

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

  • «в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения

Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.

Печати и штампы организации

Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:

Печать автомат: правила хранения

  • канцелярия
  • склад
  • секретариат и т.д.

С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.

Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).

Особенности учетного документа

Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.

Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:

  • нумерация страниц
  • прошнуровка документа и скрепление сургучом
  • подпись руководителя
  • сейфовое хранение

В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:

Форма готового журнала

  • номер
  • наименование штампа или печати
  • выдача
  • возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

  • цель выдачи
  • дата
  • время
  • фамилия получателя
  • роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

  • секретарь
  • делопроизводитель
  • сотрудник канцелярии
  • бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Как правильно вести учет

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи – сотрудника и ответственного за Журнал.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.

Если печать пропала

Когда выясняется, что одно или несколько клише потеряно (украдено), необходимо письменное обращение в полицию. На основании выданной отделением справки заказывают новую печать. Сообщить об инциденте нужно в регистрирующий орган, банк и СМИ.

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.