Каким законом гост регламентируется право подписи на документе

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

  • Янковая Валентина | ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных 1 . Одновременно Правительством РФ был введен запрет 2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах 3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно 4 . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Содержание стандарта

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах 5 :

  • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
  • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

К таковым относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

  • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
  • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Читать еще:  Отложенные налоговые активы куда и когда списываются

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Новый ГОСТ в оформлении документов

1 июля 2018 года вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов».

Зафиксировано, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа — через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа)/ Распространённая ошибка — проставление по два, а иногда даже больше, пробелов между словами. В ГОСТе чётко обозначено: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Новое — рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит так называемая подстановка шрифтов (автозамена), т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя с теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа. Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Из раздела «Оформление реквизитов документа» полезно будет знать об использовании на бланках документов всевозможной символики и гербов. Очень часто образовательные организации на свои фирменные бланки умудряются размещать герб Российской Федерации, герб субъекта РФ или герб муниципалитета, не имея представления о том, что использование этой символики регламентировано на законодательной уровне.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Остановимся ещё на одной очень распространённой ошибке. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Таким образом, если в письме указано, что письмо направлено за подписью директора образовательной организации, то и подпись должна быть директора, а не его заместителя, либо изначально в письме (ином документе) указывается то должностное лицо, которое и будет подписывать данное письмо (документ).

Стандарт чётко указывает на необходимые реквизиты, если используется цифровая подпись. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На какие документы нужно ставить печать, а на какие не нужно — рассмотрим в следующей публикации, которая будет посвящена делопроизводству.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

В ГОСТе в качестве приложения размещено достаточное количество образцов написания писем, форматов бланков, содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов и т. д. Работнику образовательной организации, отвечающему за делопроизводство, будет полезно ознакомиться с данным материалом.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector