Служебная записка образец об аварийной ситуации

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    Читать еще:  Налог на недвижимость для юридических лиц

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

    Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

    Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

    Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

    О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

    Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

    Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

    Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

    Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

    • данные о составителе и получателе документа;
    • краткое изложение сути вопроса;
    • подпись исполнителя и дата обращения.

    С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

    В каких ситуациях составляется служебная записка

    Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

    Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

    Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

    Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

    1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
    2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
    3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
    4. Для повышения эффективности труда.

    С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

    Какие виды служебных записок бывают

    Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

    1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
    2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
    3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

    Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

    Кто может стать автором «служебки»

    Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

    В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

    Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

    Заключение

    Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

    При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

    Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

    Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

    Зачем нужны записки

    Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

    Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

    Чем записки различаются между собой

    Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

    Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка
    Суть записки
    • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
    • содержит выводы и предложения составителя
    • информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
    • содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
    Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).
    При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк
    Направленность Обращение к руководству:

    • от работника к руководителю отдела;
    • от руководителя отдела к руководителю компании;
    • от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
    Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему
    Виды записок по назначению
    • инициирующие принятие решения;
    • чисто информативные;
    • отчетные
    • объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
    • описывающие какое-либо событие
    Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания;
    II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;
    III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять
    I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;
    II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.
    Не содержит выводов и предложений
    Виды записок по степени доступности
    • открытый документ;
    • конфиденциальный документ
    Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме

    В налоговых целях записки всякие важны

    В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо например:

    • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн
    • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани
    • объяснительная записка может пригодиться:
    • для получения вычета по НДФЛ на ребенк если с прежнего места работы нет справки Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет
    • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ
    Читать еще:  Договор аренды рекламной полосы на рекламном щите

    Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ

    Как правильно составлять записки

    Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

    Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

    Утверждена приказом по ООО «Альфа»
    от 27.12.2011 № 123

    Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

    4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

    4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

    • наименование структурного подразделения — составителя записки;
    • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
    • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
    • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
    • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
    • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
    • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

    4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

    В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

    Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

    4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

    Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

    Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

    Генеральному директору
    ООО «Альфа»
    И.И. Стасову

    Начальнику отдела кадров
    С.В. Климовой
    Причины, указанные в объяснительной,
    признать неуважительными.
    Применить дисциплинарное взыскание
    в форме замечания к Т.И. Богдановой

    Главному бухгалтеру
    А.Д. Жаровой
    Принять меры к восстановлению ГТД

    30.08.2012

    от 30.08.2012 № 12

    О причинах утраты оригинала ГТД

    Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

    Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Основания для составления и цели записок

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

    Образцы для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Служебная записка о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Читать еще:  Можно ли списать задолженность перед сотрудником

    Записка о списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

    Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

    При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

    Основания для составления и цели записок

    Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

    • официально предложить внести поправки в план работы;
    • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
    • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
    • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

    Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

    Важные особенности и формулировки

    Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

    При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

    Электронные служебные записки

    С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

    Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

    Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

    Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

    • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
    • наименование документа;
    • дата написания и порядковый номер;
    • описание ситуации, просьба;
    • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

    После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

    Виды служебок

    В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

    Директору или руководству предприятия

    Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

    На командировку

    Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

    Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

    Отзыв из отпуска

    Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

    Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

    Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

    На обучение сотрудников

    Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

    На совмещение должностей

    Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

    На отгул

    Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

    Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

    Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании. При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

    Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

    На закупку оборудования

    Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

    О проведении мероприятий

    О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

    На ремонт оборудования

    Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность. Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием. Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

    На увольнение сотрудника

    В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

    Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

    О предоставлении информации

    Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

    • ключевая мысль, формирование запроса;
    • важные детали;
    • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

    При дисциплинарном проступке

    Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

    О необходимости нового сотрудника

    Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

    На сверхурочные работы

    При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

    На списание ТМЦ

    Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

    Срок хранения служебной записки

    Документация, завершившаяся делопроизводством, размещается в архиве. Служебные записки хранят вместе с другими документами, накопившимися в процессе деятельности компании – актами, переписками, заявками на выдачу пропусков. Согласно приказу министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016, срок их хранения составляет 5 лет. В случае необходимости руководство компании может принять решение об увеличении продолжительности хранения бумаг. Уничтожение электронного документооборота происходит в соответствии с положениями устава организации.

    Служебная записка является информационно-справочной документацией. Этот вид коммуникаций обычно используют в крупных компаниях, где передача информации в устной форме может привести к потере времени. При оформлении бумаги следует придерживаться делового стиля и ориентироваться на форму, установленную ГОСТом.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector