Переплатили отпуск сотруднику как удержать

Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

Автор: С. Валова

Как удержать с увольняющегося работника сумму излишне выплаченных отпускных при предоставлении отпуска авансом? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете?

Нередко на практике возникает ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, а работник, отгуляв положенные дни, в последующем увольняется. При этом в учете образуется сумма задолженности. Как удержать с работника сумму излишне выплаченных отпускных? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Частью 4 ст. 122 ТК РФ предусмотрена возможность для работника брать отпуск за второй и последующие годы работы авансом. При этом после отпуска или даже в период нахождения в нем работник также вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания сумм оплаты использованных, но не отработанных дней отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, если работник увольняется по основанию, не препятствующему работодателю произвести удержание (например, по собственному желанию), и сумма заработной платы, начисленной в окончательный расчет, позволяет соблюсти ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, то ни заявления работника, ни получения его согласия на осуществление удержания не требуется.

В соответствии с п. 102 Инструкции № 174н[1] задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02-06-10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Обратите внимание: в своих разъяснениях, приведенных в Письме № 02-06-10/65506, чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

Работник в мае 2017 года ушел в очередной отпуск, который был предоставлен авансом в соответствии с графиком отпусков. Сумма начисленных отпускных составила 25 600 руб. В июле 2017 года работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При расчете ему была начислена сумма заработной платы в размере 34 300 руб. Предположим, что сумма излишне начисленных отпускных составила 5 600 руб. (25 600 – 20 000). Все выплаты производились по КВФО 4.

1. Кроме корректировки суммы излишне начисленных отпускных следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Удержанию с работника подлежит сумма, фактически уплаченная ему за неотработанные дни отпуска, то есть за вычетом удержанного НДФЛ, которая равна 4 872 руб. (5 600 руб. – (5 600 руб. x 13%)).

2. В соответствии со ст. 138 ТК РФ сумма излишне начисленных отпускных, которая может быть удержана с работника без его согласия, составляет 5 968,20 руб. ((34 300 руб. – 34 300 руб. x 13%) x 20%). Поскольку максимально возможный размер удержаний больше, чем сумма, которая была излишне начислена (5 968,20 руб. > 4 872 руб.), ее удержание производим полностью.

Таким образом, сумма выплаты при расчете составила 24 969 руб. (34 300 – 4 459 – 4 872). Предположим, что указанная сумма выдана работнику из кассы учреждения.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н были сделаны следующие записи:

Начислена сумма зарплаты работнику при расчете

Можно ли по закону удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении – удержание и правила возврата

По закону сотрудник должен отдыхать в соответствии с графиком, за каждый рабочий год он вправе получить минимум 28 календарных дней отдыха.

По согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом, когда недостаточно отпускного стажа, но отдых работнику очень требуется.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

В этом случае руководитель может пойти навстречу сотруднику, оформить ему отпуск и выплатить отпускные.

Если же работник после этого не отработает достаточного времени и уволится, то возникает излишне выплаченная сумма отпускных.

Можно ли ее удержать с работника?

Можно ли удержать с работника, отгулявшему отпуск авансом?

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.

Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.

Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Когда не допускается?

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.

В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

  • п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
  • п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
  • п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
  • п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
  • п.1 ст.83 – призыв в армию;
  • п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
  • п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
  • п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
  • п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Законные способы возврата излишне выплаченной суммы

Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.

При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.

Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.

Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.

Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:

  • Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
  • Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.

Других законных способов у работодателя нет.

Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.

Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.

В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.

Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.

Как рассчитать размер переплаты?

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

  • Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
  • Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
  • Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
  • Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
  • Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
  • Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.

Что делать, если работник не хочет возвращать деньги?

Если сотруднику предложено вернуть переплату в добровольном порядке, но тот отказывается это делать, то выход только один – обратиться в судебные органы.

Однако обращение в суд не дает 100-процентной гарантии возврата денежных средств.

Мнения судебных органов расходятся в данном вопросе.

С одной стороны суд может встать на сторону работодателя, трактовав увольнение сотрудника ранее отработки использованного отпуска как нанесение ущерба работодателю по ст.248 и 391 ТК РФ.

С другой стороны, работодатель должен понимать, что его никто не заставлял предоставлять отпуск авансом.

Закон не требует обязательного предоставления отдыха по заявлению трудящегося. Это исключительно добровольное решение руководителя – пойти навстречу заявителю.

Сотрудник, решив уволиться по собственному желанию, не нарушает никаких законов. Тот факт, что он не отработал предоставленный ему авансом отпуск, не мешает ему уволиться.

Работодатель сам на свой страх и риск предоставляет оплачиваемый отдых авансом и должен понимать возможные негативные последствия данного поступка.

В большинстве случае суд встает на сторону работника. Тем не менее данный факт не мешает работодателю пытаться вернуть свои деньги в судебном порядке.

Пример

Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.

С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.

Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.

Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.

Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.

Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?

  1. Дата подачи заявление – 30.08.2019, значит, дата увольнения – 13 сентября 2019.
  2. Отпускной стаж – с 01.04.2019 по 13.09.2019 – это 5 полных месяца.
  3. Отпускной стаж дает право на 5*2.33 дн. = 11.65 дней отпуска.
  4. Сидоров отгулял 28, значит, авансом ему предоставлено 28 – 11.65 = 16.35 дн.
  5. Отпускные за отпуск авансом = 16.35 * 1100 = 17 985 – такая сумма подлежит возврату.
  6. Работодатель может удержать с Сидорова = 12 000 * 20% = 2 400.
  7. Неудержанный остаток = 17 985 – 2 400 = 15 585.

Работодатель может предложить Сидорову вернуть 15 585 руб. добровольно в кассу или на расчетный счет.

Сидоров не обязан соглашаться и может отказать в возврате, получить свой расчет и уйти из организации.

Работодатель может либо забыть про долг, либо пойти с иском в суд. Однако итог судебного разбирательства неоднозначен.

Полезное видео

В каких случаях удержание с работника не производится — можно узнать из данного видео:

Выводы

Работодателю следует быть аккуратным при предоставлении отпуска авансом. Есть риск того, что работник не отработает позже положенный срок и уволится из организации.

Вернуть с него излишнюю сумму отпускных будет весьма сложно, если, конечно, сам работник не пойдет навстречу руководству и не внесет сумму долга в кассу компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Увольняется работник, получивший отпуск авансом. Как закрыть долг?

Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил. В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении. Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?

Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.

Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.

В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.

Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

Так, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы) или п. 1 (ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем), 2 (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

При этом решение об удержании из заработной платы за неотработанные дни отпуска может быть принято работодателем без учета мнения работника по основаниям и размерам такого удержания.

Решение работодателя об удержании с работника соответствующих сумм оформляется, как правило, приказом или распоряжением, составленным также в произвольной текстовой форме на бланке приказа организации (пример).

ВАЖНО!

В случае увольнения работника в порядке перевода в другую организацию работодатель вправе произвести удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6)

Следует учитывать, что из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 % суммы после вычета налога на доходы физических лиц. Это ограничение касается и удержания отпускных, выплаченных авансом (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»; письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 №22-2-4852).

Поскольку расходы организации, понесенные в связи с предоставлением работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, а также страховые взносы в ПФР, ФСС России, ФФОМС с этих сумм учитываются при расчете налога на прибыль, то доходы в виде удержания за неотработанные дни отпуска из оплаты труда работника в связи с его увольнением, а также излишне начисленные страховые взносы необходимо учесть в составе внереализационных доходов (письмо УФНС по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@).

НЕЛЬЗЯ!

Удержать из причитающихся работнику выплат при увольнении более 20 % после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ)

Приняв решение об удержании переплаты отпускных, работодатель должен не позднее десяти рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан налог на доходы физических лиц, а работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ; далее – НКРФ). Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

Если с учетом 20%-го ограничения суммы удержания при увольнении окажется недостаточно для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска, возможны следующие варианты действий работодателя.

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Вариант 2. Оформить соглашение об отказе взыскания суммы за неотработанные дни отпуска и отказаться взыскивать указанную сумму. Учтите, что в этом случае такие расходы работодатель не сможет учесть для целей налогообложения прибыли как экономически необоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ; письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат:

  • ч. 1 и 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ);
  • письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19. Однако, на наш взгляд, не стоит рисковать, оформляя прощение долга по переплате отпускных договором дарения, – подарить и сэкономить на взносах вряд ли получится! Учитывая, что в случае переплаты отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно, т. е. база по взносам была завышена в периоде выплаты отпускных, то проверяющие, скорее всего, не согласятся с вашими корректировками в периоде увольнения на основании договора дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19).

Вариант 3. Документально не оформлять прощение долга, но и с работника ничего не взыскивать, а по истечении трех лет списать непогашенный долг как безнадежный (ст. 196, п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса РФ; далее – ГК РФ). Это избавит организацию от каких-либо корректировок в учете и отчетности в периоде увольнения работника. Однако списать образовавшуюся в этом случае дебиторскую задолженность по зарплате (за неотработанные дни отпуска) после истечения срока исковой давности и учесть ее в составе внереализационных расходов при расчете налога на прибыль работодатель не сможет. Ведь расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные согласно ТК РФ, были приняты ранее к учету в качестве расходов на оплату труда, поэтому повторно данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по зарплате за неотработанные дни отпуска в силу ст. 252 НК РФ не учитываются (письмо Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799). Преимуществом является то, что в этом случае с работника не придется удерживать НДФЛ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

. при оформлении договора дарения не исключены споры с проверяющими лицами из фондов. И вот почему.

В случае прекращения обязательства по погашению задолженности за неотработанные дни отпуска сумма долга, не возвращенного работником, скорее всего, будет квалифицирована проверяющими из фондов как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых отношений с компанией, подлежащая обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19). Ведь в данной ситуации установить причинно-следственную связь между фактом выплаты и трудовыми отношениями не составит труда (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19, от 16.03.2010 № 589-19). Хотя прощение долга работнику, оформленное договором дарения, не относится к отношениям, установленным трудовым договором, однако долг прощается компанией именно в силу того, что работодатель принимает во внимание сложившиеся трудовые отношения.

Варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных при его увольнении

Вариант 4. Обратиться в суд по вопросу взыскания неотработанных отпускных в порядке гражданского судопроизводства (ст. 391 ТК РФ, ст. 1102 и 1109 ГК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Здесь нужно сказать, что судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Отметим, что некоторые суды не поддерживают работодателя в этом вопросе (определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 17.02.2010 № 33-949/201).

Резюме

Работодатель может удержать сумму переплаченных отпускных из выплат, полагающихся работнику при увольнении, если размер удержания не превышае т 20 % выплаченных сумм.

В то же время встречаются отдельные судебные решения и в пользу работодателя (определение Московского городского суда от 08.12.2010 № 44г-111/2010).

Таким образом, чтобы закрыть «долг» работника по переплате отпускных при увольнении, работодатель может выбрать несколько вариантов (таблица).

ПРИМЕР

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска (фрагмент)

Подписаться на журнал “Всё для кадровика”

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 14.01.2013, Год: 2013, Номер: №2
Автор: Орлова Елена Васильевна

Переплата заработной платы и отпускных. Как исправить?

Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.

Выясняем причину, в результате которой возникла переплата

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

  1. для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;
  2. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
  3. для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
  4. при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска [1] .

Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.

Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:

  • определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
  • ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
  • технические ошибки;
  • повторная выплата зарплаты за один и тот же период.

Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33‑2153‑2015).

Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)

В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете

В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н [2] , п. 102 Инструкции № 174н [3] , п. 105 Инструкции № 183н [4] задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н [5] .

Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:

  • либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
  • либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

Автор: С. Валова

Как удержать с увольняющегося работника сумму излишне выплаченных отпускных при предоставлении отпуска авансом? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете?

Нередко на практике возникает ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, а работник, отгуляв положенные дни, в последующем увольняется. При этом в учете образуется сумма задолженности. Как удержать с работника сумму излишне выплаченных отпускных? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Частью 4 ст. 122 ТК РФ предусмотрена возможность для работника брать отпуск за второй и последующие годы работы авансом. При этом после отпуска или даже в период нахождения в нем работник также вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания сумм оплаты использованных, но не отработанных дней отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, если работник увольняется по основанию, не препятствующему работодателю произвести удержание (например, по собственному желанию), и сумма заработной платы, начисленной в окончательный расчет, позволяет соблюсти ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, то ни заявления работника, ни получения его согласия на осуществление удержания не требуется.

В соответствии с п. 102 Инструкции № 174н[1] задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02-06-10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Обратите внимание: в своих разъяснениях, приведенных в Письме № 02-06-10/65506, чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

Работник в мае 2017 года ушел в очередной отпуск, который был предоставлен авансом в соответствии с графиком отпусков. Сумма начисленных отпускных составила 25 600 руб. В июле 2017 года работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При расчете ему была начислена сумма заработной платы в размере 34 300 руб. Предположим, что сумма излишне начисленных отпускных составила 5 600 руб. (25 600 – 20 000). Все выплаты производились по КВФО 4.

1. Кроме корректировки суммы излишне начисленных отпускных следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Удержанию с работника подлежит сумма, фактически уплаченная ему за неотработанные дни отпуска, то есть за вычетом удержанного НДФЛ, которая равна 4 872 руб. (5 600 руб. – (5 600 руб. x 13%)).

2. В соответствии со ст. 138 ТК РФ сумма излишне начисленных отпускных, которая может быть удержана с работника без его согласия, составляет 5 968,20 руб. ((34 300 руб. – 34 300 руб. x 13%) x 20%). Поскольку максимально возможный размер удержаний больше, чем сумма, которая была излишне начислена (5 968,20 руб. > 4 872 руб.), ее удержание производим полностью.

Таким образом, сумма выплаты при расчете составила 24 969 руб. (34 300 – 4 459 – 4 872). Предположим, что указанная сумма выдана работнику из кассы учреждения.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н были сделаны следующие записи:

Начислена сумма зарплаты работнику при расчете

Читать еще:  Смешанный стаж для пенсии сотрудников МВД РФ
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector